Outlook synchronisieren
Synchronisation in beide Richtungen
timum synchronisiert in beide Richtungen mit Microsoft 365 / Outlook:
- Outlook → timum: Ihre Outlook-Termine werden als Blocker in timum eingetragen. In dieser Zeit sind Sie nicht buchbar.
- timum → Outlook: Buchungen aus timum erscheinen in Ihrem Outlook-Kalender.
Einrichtung
- Öffnen Sie Ihre Persönlichen Einstellungen.
- Im Bereich Verbundene Kalenderkonten finden Sie die Kachel Microsoft 365. Klicken Sie auf Mit Microsoft verbinden.
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen.
- Die Verbindung gehört zu Ihrem Benutzerkonto. Sie können sie ab jetzt in allen Anbieter-Kalendern nutzen, in denen Sie Teammitglied sind und die nötigen Berechtigungen haben:
- Beim Anlegen einer neuen Ressource wählen Sie den Import aus Outlook. Jeder ausgewählte Outlook-Kalender wird zu einer eigenen Ressource.
- Oder Sie verbinden eine bestehende Ressource mit einem Ihrer Outlook-Kalender: Öffnen Sie die Einstellungen der Ressource und klicken Sie auf Kalender verbinden in der Leiste am oberen Rand des Dialogs.
Alternativ starten Sie die Verknüpfung im Anbieter-Kalender unter Einstellungen → Integrationen → Microsoft 365 / Outlook Kalender-Integration → Account verknüpfen.
Was timum aus Outlook übernimmt
- Termine mit dem Status „Beschäftigt“, „Mit Vorbehalt“, „Abwesend“ oder „An anderem Ort tätig“ werden als Blocker übernommen. Nur als „Frei“ markierte Termine blockieren keine Zeit.
- Ganztägige Termine werden ebenso übernommen, sofern sie nicht als „Frei“ markiert sind.
- timum liest Ihren Kalender von gestern bis etwa zwölf Wochen in die Zukunft. Weiter entfernte Termine werden übernommen, sobald sie in dieses Fenster rücken.
- Terminserien werden als einzelne Blocker angelegt; Ausnahmen und einzelne Absagen in der Serie werden berücksichtigt.
- Vom Organisator abgesagte Besprechungen verschwinden in timum sofort – Sie müssen die Absage in Outlook nicht erst löschen.
- Löschen Sie einen Termin in Outlook, verschwindet der Blocker in timum.
- Änderungen erreichen timum in der Regel innerhalb weniger Sekunden; zusätzlich gleicht timum den gesamten Zeitraum regelmäßig ab, damit nichts verloren geht.
Verfügbarkeiten direkt in Outlook anlegen
Tragen Sie in Outlook einen Termin ein, stellen Sie ihn auf „Frei“ und geben Sie ihm die Kategorie „timum timeslot“. timum legt daraus einen buchbaren Termin an.
Was timum nach Outlook schreibt
Jede Buchung erscheint in Ihrem Outlook-Kalender mit den Teilnehmerdaten und einem Link zum Termin in timum.
Wichtig für onOffice-Nutzer
Verbindung trennen
Die Verbindung gehört zu Ihrem Benutzerkonto; jeder verbundene Outlook-Kalender ist einer Ressource zugeordnet. Trennen Sie die Verbindung, entfernt timum die importierten Blocker. Bereits gebuchte Termine bleiben erhalten.