timum

Kontakt Termin-Koordinator abweichend von Kontakt Maklerin

Diese Anleitung beschreibt den Anwendungsfall, in dem Termine zwar den betreuenden Maklern in onOffice zugeordnet werden, aber die Kontaktinformationen für die Termin-Koordination, welche an die Interessenten gesandt werden, zu einer Termin-Koordinatorin gehören – und entsprechend auch die System-E-Mails zur Terminbuchung immer an die Termin-Koordinatorin gesandt werden.

In Immobilien in timum wird zunächst automatisch der Betreuer mit seinem Standard-Kontaktprofil als Kontaktperson für Termine übernommen. Da das Standard-Kontaktprofil des Maklers in dieser Variante die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin enthält, werden automatisch mit Anlage der Immobilie diese Kontaktdaten wirksam.

Tipp

Läuft die gesamte Terminkoordination Ihres Anbieter-Kalenders über eine zentrale Stelle, gibt es einen noch einfacheren Weg: Unter Einstellungen → Prozess-Vorgaben → Kontakt-Informationen stellen Sie E-Mail, Telefon, Mobilnummer und Kontaktname auf "Kalender" statt "Kontaktperson". Dann zeigt timum in allen Terminen die Kontaktdaten des Anbieter-Kalenders – unabhängig davon, welcher Makler die Immobilie betreut.

Variante A

Die optimale Variante für weitreichende automatisierte Vorgänge beim Anlegen neuer Immobilienobjekte in timum. Makler passen in ihren persönlichen Einstellungen direkt das Standard-Profil an und geben hier die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin an, z. B. Name, E-Mail, Telefon (siehe Kontaktdaten anpassen).

In dieser Variante sind beim Anlegen einer neuen Immobilie in timum automatisch die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin aktiv, da diese im Standard-Kontaktprofil der Makler angelegt sind.

Variante B

Jeder Makler legt für den jeweiligen timum-Team-Kalender ein spezifisches Kontaktprofil an, in dem die Kontaktinformationen der Termin-Koordinatorin hinterlegt werden.

Makler haben somit in timum:

  1. ein Standard-Kontaktprofil mit ihren eigenen Kontaktdaten
  2. ein spezifisches Kontaktprofil im Anbieter-Kalender mit den Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin

In dieser Variante muss beim Anlegen neuer Immobilien in timum einmalig das spezifische Kontaktprofil des jeweiligen Maklers für diesen Anbieter-Kalender ausgewählt und eingestellt werden.

Start

Wechseln Sie in timum am oberen rechten Rand in Ihre Persönlichen Einstellungen oder direkt zu Anbieter-Kalender.

Abbildung

In Ihrem persönlichen Bereich finden Sie im oberen Menüband unter Anbieter-Kalender für jeden Anbieter-Kalender, in dem Sie Mitglied sind, eine Kachel.

In diesen Kacheln zeigt der Button Kontakt-Profil zunächst Ihr verknüpftes Standard-Profil an.

Ein spezifisches Kontakt-Profil für die Termin-Koordinator·in im jeweiligen Team-Kalender wird mit den folgenden Schritten erstellt:

  1. Button Kontakt-Profil im jeweiligen Team-Kalender klicken
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  2. Im Dialog den Button [ + Kontaktprofil hinzufügen ] klicken
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  3. Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten [ … ], um das neue Kontakt-Profil auszufüllen.
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  4. Abweichend vom Standard-Profil wird im neuen Kontakt-Profil der Name der Termin-Koordinator·in angegeben.
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  5. Über den Button [ + Neue Kontaktart ] werden Felder für die Telefonnummer und die E-Mail hinzugefügt.
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  6. Das neu erstellte Kontaktprofil speichern. Daraufhin wird unter dem Standard-Profil auch das neue spezifische Kontakt-Profil für die Termin-Koordinatorin angezeigt.
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