Die Kernkompetenz bei der Immobilienvermittlung liegt sicher in der Positionierung der Angebote, in der Identifikation geeigneter Interessenten sowie in der Akquise bzw. Verwaltung von Objekten. Unverhältnismäßig viel Zeit beansprucht allerdings die Koordination von Terminen – ohne direkt zur Wertschöpfung beizutragen. Lars Grosenick nennt daher die Terminkoordination als eines der zentralen Produktivitätsprobleme in der Immobilienwirtschaft (AIZ 1-2 | 2016). Doch neue Systeme für Termin-Management bieten endlich für die verschiedensten Anforderungen der Immobilienwelt bemerkenswert wirksame und sehr transparente Assistenz und Teilautomatisierung. Diese wird je nach Art des Objekts konfiguriert und der Zugang zur Terminauswahl für Interessenten nach Bedarf gesteuert.
Kalender als Kommandozentrale
Auf den ersten Blick ein digitaler Kalender – klar, es geht um Termine. Doch der Kalender ist die „Kommandozentrale“ einer Terminkoordination, bei der sehr gezielt die Interessenten einbezogen werden und sich innerhalb vorab definierter Einschränkungen selbst koordinieren. Der Anbieter legt für jedes Objekt fest, in welchen Zeiträumen und in welcher Weise Termine vergeben werden und wer Zugang zur Terminauswahl erhält. Dabei werden Zeitfenster für Einzelterminreihen oder für mehrere Teilnehmer vorgegeben oder auch bereits vereinbarte Termine eingetragen. Statt zu telefonieren, versendet man entweder exklusive Einladung zur Terminbuchung an ausgewählte Interessenten. Oder man sammelt mit den Kontaktanfragen im Exposé bereits Terminanfragen innerhalb der vorgegebenen Zeitfenster ein. Diese Terminanfragen lassen sich mit wenigen Klicks bestätigen, verschieben oder absagen.
Terminbuchung auf der eigenen Webseite
Fast genauso einfach ist die Integration der Terminbuchung in die eigenen Webseite, die Aktivierung im Exposé oder die Verlinkung zu einer eigenen Terminseite für jedes Objekt. Wertvolle Assistenzfunktionen des Systems unterstützen mit Bestätigungs-E-Mails, Terminerinnerungen, direkter Absagefunktion und Benachrichtigungen. Änderungen werden automatisch aktualisiert. Die Informationen werden automatisch in den eigenen Hauptkalender oder auf Smartphone und Tablet übertragen und sind jederzeit aktuell verfügbar. Und das ist nicht auf Besichtigungstermine beschränkt: Projektentwickler und Verwalter können beispielsweise Terminarten für verschiedene Anliegen und Projektphasen frei definieren und koordinieren.
„Das ist wahnsinnig zeitsparend“, sagt Peter Weiß, Immobilienbüro Bremen.
